當你正在尋找工作，撰寫電郵就是一個主要的溝通渠道，同樣地，在職場上也是主要的溝通工具。即使你的人在不在辦公室，也會每天使用電郵。所以，正確地撰寫商業電郵會是一個非常的有用技巧。
撰寫電郵是至關重要，因為能夠給予你的未來僱主或學院一個第一印象。如果你沒有使用正確禮儀，可能給人一個沒有禮貌的印象，笨拙，粗心大意的感覺。誰說撰寫電郵不重要？以下有幾個貼士請記着
‘Yours sincerely’ vs ‘Yours faithfully’
什麼時候應該使用’Yours sincerely’或是 ‘Yours faithfully’?兩者之間有什麼分別呢？當你完成電郵的下款，不驚訝地，這是一個非常普遍的錯誤。
‘Yours faithfully” 應該只適用於電郵，而收件者是你不認識的人。所以你的電郵開首應該加上” Dear Sir/Madam” 而下款就使用” Yours faithfully “
“Yours sincerely” 應該只適用於電郵，而收件者是你認識的人。例如，這應該是一個你曾經對話過的，或知道對方姓名的人。
想清楚你在寫電郵給誰
正當你認為撰寫郵件不可再為複雜時，下一個挑戰就是弄清楚如何使用當你寫給一位女士,
“ Miss” 應該尊稱給予年輕女士，或30歲以下未婚女子
“Ms” 這個尊稱是最安全的，當你還未清楚這位女士的婚姻狀況
“Mrs “ 這個尊稱是用於已婚女士
你必須要非常小心使用,當你要給予他們尊稱的時候。例如，他們第一次給你發電郵的時候可能下款寫上” Mrs” 或是” Miss “ 你就會清晰知道。無論如何，當你首次撰寫電郵給一位女士及知道她的姓氏，使用” Ms” 還是比較安全
一些情況是當你撰寫一封電郵給一個人而你不清楚他的名字的時候，可能是性別或是一個專用郵箱只沒有說明收件者名字。那你應該怎麼辦呢？好簡單，有兩個主要嘅方法你可以使用，就是” Dear Sir/ Madam” 或是” To whom it may concern “ 兩者都非常有禮及正統
如果你是首次與收件者溝通及不清楚他們的全名。最好還是特別小心及避免非正統的方式。電郵開首最好使用收件者的名字，例如” Dear Mr Jones “ 或是” Dear Ms Brown” 諸如此類，而不要寫上姓氏。這就要看情況。當你申請一份工作，最好還是用正統的方式。無論如何當你撰寫郵件給同事的時候，就可以使用該人的姓氏，這能夠建立一個有好的關係。
想一想你撰寫電郵的目的
在你撰寫一封電郵之前，想一想為什麼要寫。這樣聽落雖然簡單，但能夠幫助你集中表達主要內容給收件者。什麼事電郵的目的呢？以下是幾個例子:
如果你撰寫電郵的目的是詢問關於一份工作的空缺及申請該空缺時，請把內容只集中於工作。電郵內容應該包括指定的工作崗位及附上你的履歷表。請確保你插入的附件是正確及是此工作機構的。若果你是正在申請一份工作，想一想雇主希望知道什麼資料。例如，你的主要聯絡細節，你的工作技能及能展開新崗位的日期，你為什麼有興趣申請這個職位。
如果你電郵的目的是與同事溝通關於工作上的內容，請列清楚內容的細節。你應該在電郵上寫上” Dear John. Please find attached the report in relation to the project ABC”. 若果你知道對方需要給予此工作的回覆，你甚或要加上” Dear John, please find attached the report in relation to the project ABC. I look forward to receiving your comments “
Always remember to make the contents of your email purposeful and clear.
請經常記着你電郵的目的要清晰
